首先，要準(zhǔn)備制作裝箱單、發(fā)票、合同、申報(bào)要素和海關(guān)報(bào)關(guān)單等所需要的各項(xiàng)內(nèi)容，包括收發(fā)貨人信息、貨物品名、用途、材質(zhì)、規(guī)格、外形照片、包裝方式和件數(shù)、尺寸、毛重凈重、嘜頭標(biāo)記、貿(mào)易方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)、貨幣單位、境內(nèi)貨源地、境外目的地以及合同號(hào)和發(fā)票號(hào)等，此外，還要向物流方索要貨物進(jìn)倉單，掌握貨物進(jìn)倉時(shí)間、進(jìn)倉地點(diǎn)、進(jìn)倉費(fèi)用以及最后的到貨時(shí)間等，針對(duì)商檢類貨物還要提供生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、存放地點(diǎn)、到貨日期和發(fā)運(yùn)日期等內(nèi)容，以便用來上傳信息和制作文件，所有信息還需要中英或者中俄翻譯對(duì)照，以備使用，并符合國內(nèi)外報(bào)關(guān)、清關(guān)等海關(guān)要求。

其次，相關(guān)出口產(chǎn)品需要準(zhǔn)備好出廠合格證、檢驗(yàn)證明、許可證等文件，正規(guī)合格證明上應(yīng)注明：品名、型號(hào)、生產(chǎn)日期、制造廠商、質(zhì)檢專用章等，車輛出口時(shí)會(huì)用到的許可證、備案證明、采購證明（授權(quán)證明）、3C認(rèn)證等，其它車輛配件或者機(jī)械配件出口時(shí)，還有可能提供符合性證明、產(chǎn)品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，部分文件需要單證人員向生產(chǎn)廠家或者檢測(cè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)索要或者辦理，因辦理時(shí)長不同，操作人員要特別注意打好提前量，切不可在貨物臨出口時(shí)才去解決。

最后，確認(rèn)所有單證和手續(xù)是否有時(shí)間限制，如果部分文件要求在有效期內(nèi)使用，發(fā)貨方必須按照單證的規(guī)定時(shí)間將貨物出口到境外。此外，收貨方是否有隨車單證要求，務(wù)必提前將隨車文件提供完整，比如常規(guī)隨車附一套目的港清關(guān)使用的裝箱單、發(fā)票、合同、報(bào)關(guān)單、貨物編碼等，貨物從工廠出運(yùn)前一并檢查仔細(xì)，并放在指定產(chǎn)品或者運(yùn)輸工具內(nèi)，同時(shí)，交待承運(yùn)方不可遺失和使用。特別提醒，隨車文件必須經(jīng)收貨方同意，才能隨貨一同出運(yùn)，如對(duì)方?jīng)]有特別要求，絕不可將任何證明文件隨貨出運(yùn)，否則將有可能影響收貨方或貿(mào)易方在目的港的清關(guān)、繳稅和海關(guān)查驗(yàn)。

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